Ihre Aufgaben

Assistenz der Direktorin

Sie arbeiten eng mit der Direktorin sowie dem Leiter des Büros der Direktorin zusammen:

Verantwortlich für medienpolitisches Monitoring Berin, Brandenburg und Deutschland
Zuarbeit bei Briefings und Präsentationen, wie z.B. Recherchen und inhaltliche Zusammenfassung von Positionen
Auswertung und Aufbereitung von Daten in Form von Diagrammen und Statistiken
Verantwortlich für sämtliche Terminkoordinierungen der Direktorin
Dienstreisen eigenständig organisieren, buchen und abrechnen
Führen abteilungsübergreifender Kommunikation, der Kommunikation zur Gemeinsamen Geschäftsstelle und zu anderen wichtigen Organen
Abschließendes Lektorat von Vorlagen in Hinblick auf Rechtschreibung, Grammatik und Formatierung
Organisation, Vorbereitung, Nachbereitung und Betreuung von Besprechungen, insbesondere der Medienratssitzungen
Erstellung von Sitzungsunterlagen (Direktorenkonferenz der Landesmedienanstalten (DLM), Gremienvorsitzendenkonferenz (GVK), Kommission für Zulassung und Aufsicht (ZAK))
Ansprechpartner für administrative Angelegenheiten für den Medienrat und die Rechtsaufsicht, wie z.B. Sitzungseinladungen, Bündelung von Sitzungsunterlagen, Fristwahrung
Unterstützung beim Kostencontrolling Direktion und Medienrat
Unterstützung und Entlastung der Direktion in sämtlichen Belangen des Tagesgeschäfts

Als Empfang

Erledigung von Empfangsaufgaben (Postbearbeitung, Korrespondenz, Telefondienst, Ablage, Vorbereitung von Sitzungsräumen, Kurierdienste, Gästebetreuung etc.)
Verwaltung des Büromaterials
Sicherstellung der Ordnung in Gemeinschaftsräumen
Verantwortliche Erledigung administrativer und bürotechnischer Vorgänge

Was Sie mitbringen:

Beide Teile der Stelle sind von besonderer Bedeutung für die mabb. Sowohl als Person am Empfang als auch als Assistent:in der Direktorin sind Sie häufig der erste Kontakt für Dritte mit der mabb. Daher ist ein freundliches und hilfsbereites Auftreten von großer Bedeutung.
In dieser Position sind Sie für alle Kolleg:innen und für viele Menschen außerhalb der mabb Ansprechperson, bei Ihnen laufen viele Fäden zusammen. Sie sind sehr gut organisiert und kommunikationsstark.
Weil Sie mit vielen Terminen und Fristsachen zu tun haben, arbeiten Sie strukturiert und zuverlässig. Auch unter Zeitdruck erledigen Sie Ihre Aufgabe zwar zügig, aber mit Sorgfalt.
Sie sind ausgebildete:r Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement mit mehrjähriger Berufserfahrung, haben ein abgeschlossenes Fachholschulstudium (Bachelor) oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Verwaltungsfachwirt).
Sie haben Erfahrung mit administrativen Vorgängen und sind mit den Prinzipien der öffentlichen Verwaltung vertraut. Dazu gehören z.B. Grundzüge des Vergaberecht und des Bundesreisekostenrechts.
Sie haben Kenntnisse über politische und parlamentarische Abläufe und nachweislich Erfahrung bei Formulierungen von Briefings und Positionen.
Sie verfügen über hervorragende Kenntnisse in Word, Power Point und Excel und sind digitalem Arbeiten gegenüber aufgeschlossen.
Hervorragende Deutschkenntnisse sowie korrespondenzsicheres Englisch.

Was wir bieten:

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem ist uns wichtig:

Bei Vollzeit 30 Urlaubstage
Digitale Arbeitszeiterfassung und Freizeitausgleich bei Plusstunden
Nach Absprache im Einzelfall besteht freitags grds. die Möglichkeit mobil zu arbeiten

Sie sind Teil des mabb-Teams:

Sie werden im Dezember noch vom Vorgänger eingearbeitet
Die mabb hat ein Tandemprogramm für alle neuen Kolleg:innen
Wertschätzende Atmosphäre
Teamevents, Teamstaffel und Teamtage
Betriebliches Gesundheitsmanagement

Wir sichern Sie ab:

Tarifbindung (TV-L)
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Wir suchen und fördern Talente:

Angebot an internen und externen Fortbildungsmaßnahmen
Weiterbildungstage über den gesetzlichen Anspruch hinaus

Wir bieten Ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz:

Zentraler Arbeitsplatz im Herzen von Berlin mit sehr guter ÖPNV-Anbindung
Jobticket
Klimatisierte Büros bei Achtung nachhaltiger Prinzipien

Unsere tägliche Aufgabe besteht darin, Medienvielfalt und Meinungsfreiheit zu sichern. Dabei hilft es uns, wenn wir selbst auch vielfältig aufgestellt sind. Alle Menschen, die die notwendigen Qualifikationen aufweisen, sind herzlich eingeladen, sich zu bewerben. Die mabb gewährleistet die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellten Personen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 9a TV-L Berlin vergütet werden kann. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Aussicht auf Verlängerung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann schicken Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (inkl. Motivationsschreiben und Lebenslauf) bitte ausschließlich über das Bewerbungsportal an die Medienanstalt Berlin-Brandenburg (mabb).

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